Большинство организаций в разных сферах деятельности активно движется в сторону автоматизации бизнес-процессов предприятия. Технологии позволяют упростить выполнение рутинных операций, которые важны для достижения результатов, но отнимают много сил и времени. Также автоматизация помогает сократить затраты, упорядочить обязанности персонала. Однако прежде чем ее внедрять, следует понять, как она устроена изнутри и кому действительно необходима. Давайте разбираться вместе.
Что такое автоматизация и оптимизация бизнес-процессов
Оптимизация деятельности организации в глобальном смысле — более эффективное выстраивание процессов с целью повысить производительность, сократить затраты, увеличить прибыль. Автоматизацию можно рассматривать как частный случай оптимизации. Под этим понятием в данном контексте подразумевается использование специального софта, который поможет продуктивнее и быстрее выполнять рутинные повторяющиеся операции.
Благодаря передовым технологиям бизнес может экономить на рутине, то есть у команды появится больше времени на другие обязанности, которые не могут выполняться без человеческого участия. Денежная экономия тоже имеет место, поскольку не нужно искать в штат дополнительных специалистов, например, для обработки заявок или сбора данных для подготовки отчетов.
Цели автоматизации бизнес-процессов
«Апгрейд» операций нужен, чтобы вывести бизнес на новый уровень. Он позволяет закрывать следующие цели:
- Эффективное управление клиентскими базами. Без специальных программ сложно быстро найти необходимую информацию, особенно если в базах много данных. А с ними можно получить доступ к нужным сведениям буквально за пару минут.
- Оптимизация маркетинга. Стратегия может затрагивать различные процессы, в том числе продвижение. Например, можно настроить регулярный выпуск статей в корпоративном блоге или по времени запускать рекламу.
- Повышение качества обслуживания клиентов. Благодаря специальным сервисам можно оперативно реагировать на запросы покупателей и выстраивать эффективную коммуникацию.
- Управление корпоративными сайтами. Инструменты оптимизации позволят быстро обнаруживать и устранять проблемы с веб-ресурсами. К тому же, посетителям сайтов будет удобнее взаимодействовать с контентом.
- Управление текущими проектами. Благодаря технологиям будет удобнее отслеживать этапы выполнения задач, ставить новые цели.
- Быстрое согласование внутренних вопросов. Благодаря специальным инструментам отпадет необходимость ходить по кабинетам и собирать подписи руководителей — документ можно будет направить по заранее назначенному маршруту согласования.
Также участие технологий в рабочих операциях позволит минимизировать количество ошибок, которые нередко возникают под влиянием человеческого фактора. Например, сотрудник по невнимательности может записать в отчет не ту цифру или не туда отправить электронное письмо. В результате таких ошибок срываются дедлайны, страдает репутация организации, возникают риски утечки данных и другие неприятные последствия. Если на подхвате будут передовые технологии, всего этого получится избежать.
Преимущества автоматизации бизнес-процессов
В первую очередь это стратегия, которая позволяет бизнесу масштабироваться и выводить свое направление на новый уровень. Очевидные преимущества такого подхода:
- Увеличение прибыли за счет качественного обслуживания клиентов и минимизации участия специалистов в процессах коммуникации и обработки заявок.
- Экономия времени путем автоматического выполнения задач, которые не приносят прибыли, но важны с точки зрения деятельности.
- Улучшение процессов с точки зрения точности и эффективности.
Получается, что при реализации новой стратегии выигрывают все: руководство предприятия, сотрудники, с которых снимаются рутинные обязанности и клиенты, чьи запросы быстрее и качественнее обрабатываются.
Виды автоматизации бизнес-процессов
Различают шесть вариантов автоматизации:
- Отсутствие автоматизации — выполнение всех процессов вручную.
- Основная — эксплуатация самых простых инструментов, например, электронных таблиц и сервисов для создания рабочих задач. Цель этого уровня — упростить обращение с данными, формирование отчетности, управление проектами.
- Частичная — внедрение инструментов для закрытия определенных задач. Например, для обработки заказов, учета финансов и т.д.
- Интегрированная — внедрение многомодульных платформ с широким набором функций для облегчения рабочих процессов. Такие инструменты позволяют управлять данными, финансами, отчетностью, продажами, персоналом и т.д. Они могут свободно интегрироваться с другим используемым ПО.
- Расширенная — применение передовых технологий для оптимизации сложных бизнес-процессов. Примеры инструментов на этом уровне: роботизированные системы, искусственный интеллект, алгоритмы машинного обучения.
- Полная — использование различных методов автоматизации бизнес-процессов, позволяющих минимизировать человеческое участие в деятельности предприятия.
Уровни автоматизации
Существует три уровня:
- Уровень принятия решений, который затрагивает стратегию и маркетинг.
- Второй называют уровнем управления. Под ним подразумевают автоматизированное управление производством, финансово-хозяйственное управление, систему промышленной автоматизации.
- Третий уровень называется технологическим и затрагивает непосредственно процессы производства.
На каждом уровне используются свои системы и технологии, позволяющие выполнять актуальные задачи.
Какие процессы можно автоматизировать
Автоматизация бизнес-процессов компании актуальна для оптимизации рутинных операций, которые происходят по определенным алгоритмам. Например, это сбор и обработка заявок, подготовка отчетов, коммуникация с клиентами, назначение ролей для персонала и т.д. Ко всем этим задачам можно применить конкретные правила, которые можно заложить в инструменты для автоматизации.
Однако есть и такие процессы, которые не стоит полностью автоматизировать. Например:
- Задачи, требующие критического мышления. Программы и сервисы не примут за руководителя сложное решение, поэтому участие человека в таких процессах все же необходимо. Но технологии могут прийти на помощь в сборе аналитики или подготовке отчетов.
- Управление изменениями, некоторые кадровые процессы и другие задачи, где нужно участие компетентного сотрудника.
- Операции, которые подвергаются частым изменениям. Если нет устоявшегося алгоритма и конкретных правил, новая стратегия станет «путем в никуда».
Перед переходом на автоматизированные решения необходимо проанализировать, как выстроены те или иные операции и понять, есть ли смысл их оптимизировать. Также стоит оценить последствия использования технологий, просчитать все риски и предусмотреть алгоритмы управления ими.
Кому нужна автоматизация
Передовые разработки может внедрить бизнес любого масштаба, но цели и задачи будут разными. Например, небольшим организациям вполне достаточно типовых средств для оптимизации часто повторяющихся процессов. Вряд ли есть смысл платить за дорогостоящий софт, если нужно автоматизировать всего пару операций.
Крупный бизнес обычно автоматизирует не отдельные процессы, а всю деятельность. В результате получается единая система, каждый компонент которой эффективно взаимодействует с другими. Такая стратегия требует индивидуального подхода, сложных решений и дорого обходится, зато позволяет бизнесу быстрее масштабироваться.
Теперь о случаях, когда трансформацию деятельности стоит отложить:
- Если компания только открылась и еще не набрала обороты, либо бизнес находится на стадии запуска.
- Процессы в организации не отлажены, поэтому изменения не принесут желаемого результата.
- Расходы на автоматизацию бизнес-процессов организаций превышают ожидаемую выгоду.
- Деятельность компании является узкой, то есть практически нет новых товаров, услуг, клиентов.
Также под вопросом компании с ежемесячным оборотом до 1 млн рублей. Если там что-то и оптимизируется, то в большей степени для выстраивания эффективной коммуникации с клиентами.
Этапы внедрения автоматизации бизнес-процессов
Первый этап — анализ. Важно понять, для чего нужна новая модель, какие процессы автоматизировать, есть ли преграды для внедрения подхода. При анализе обязательно учитывать масштаб организации, специфику деятельности, итоговые цели.
Второй этап — выбор технологий и средств, которые закроют потребности бизнеса и конечных пользователей. Важно, чтобы с инструментами было удобно работать, иначе все преимущества сведутся к минимуму.
Далее следует этап внедрения выбранных средств и настройка технологий. Эта ступень также включает обучение персонала и назначение доступа к системам. Также следует провести тестирование с целью убедиться, что инструменты работают корректно и выполняют поставленные задачи.
Следующий этап — интеграция внедренных средств с инструментами и корпоративными системами, которые уже эксплуатируются. После этого снова проводится всестороннее тестирование.
Заключительный этап — поиск слабых мест в работе и исправление недостатков. Чтобы было проще это сделать, стоит изначально отдавать предпочтение гибким инструментам, которые можно подстроить под конкретные потребности.
Методы автоматизации бизнес-процессов
Группы систем, которые чаще всего используются:
- CRM (Customer Relationship Management) — решения для управления заказами и продажами, клиентскими базами. Также благодаря им можно выстроить эффективную коммуникацию с клиентами. Например, система может собирать и обрабатывать заявки, отправлять письма и т.д.
- HRM (Human Capital Management) — продукты для управления штатом сотрудников. Они помогают работать с базой вакансий, создавать календари больничных и отпусков, рассчитывать заработную плату, вести кадровый учет
- ECM (Enterprise Content Management) — софт, который помогает вести электронный документооборот.
- BPM (Business Process Model) — средства для моделирования бизнес-процессов и их оптимизации.
- WMS (Warehouse Management System) — системы для оптимизации работы складов. Они используются для учета запасов, управления приемом и отгрузкой товаров, ведения статистики.
- TMS (Transportation Management System) — инструменты для управления логистикой. Они позволяют отслеживать перевозки, создавать маршруты, мониторить местонахождение товара и т.д.
- ERP (Enterprise Resource Planning) — многомодульные продукты, объединяющие функции нескольких вышеперечисленных систем. Такие решения подходят для крупного бизнеса.
Основой для автоматизации может стать интеграционная платформа Hybrid Integration Platform от Bercut. Она обладает гибким интерфейсом, готовыми подсистемами и коннекторами к технологиям, микросервисами для настройки сценариев работы и решения текущих задач.
Hybrid Integration Platform позволяет самостоятельно создавать продукты, внедрять инновации, осуществлять интеграцию готовых инструментов, снижать количество затраченных ресурсов, автоматизировать рутинные процессы. С платформой легко и удобно работать специалистам с разными уровнями навыков.
Заключение
Предприятия активно внедряют различные способы автоматизации бизнес-процессов, поскольку они помогают оптимизировать деятельность, сокращать нецелевые затраты, наращивать темпы развития. Чтобы грамотно выстроить стратегию, зачастую нужна помощь специалистов, например, в обучении персонала, проведении технологического аудита, интеграции решений и т.д. Эксперты из команды Bercut готовы взять эти задачи на себя и облегчить переход к новой модели работы.
